Dichiarazione sostitutiva: ecco come e quando si usa

Avendo già discusso in precedenza del controllo Vies, oggi ci immergiamo in un altro tema di cui crediamo possa suscitare la vostra curiosità.

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• Cos'è l'autocertificazione?
• Come si realizza e a chi si consegna?
• Atto di notorietà: quando se ne fa uso?
• Cosa succede in caso di presentazione di una dichiarazione sostitutiva falsa o non corretta?

La dichiarazione sostitutiva è stata introdotta con il D.P.R. 445/2000 per agevolare i cittadini che entrano in contatto con la P.A. (Pubblica Amministrazione) i quali possono autocertificare alcuni dati personali. I certificati rilasciati dalla P.A. sono utilizzabili solo nei rapporti con i privati. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti emessi dalla P.A.

Si tratta di un documento sottoscritto dall’interessato e che viene prodotto in sostituzione dei certificati rilasciati dall’amministrazione pubblica; i documenti attestano le qualità personali, stati, fatti, elenchi o registri pubblici comunque accertati già da soggetti aventi funzioni pubbliche, ovvero dati attestati e custoditi in banche dati delle amministrazioni pubbliche. 

I certificati che non possono essere sostituti dall’autocertificazione sostitutiva sono:

• certificati medici;
• certificati di origine;
• certificati sanitari;
• certificati di conformità CE;
• certificati veterinari;
• certificati di marchi o brevetti.

Cos'è l'autocertificazione?

L'autocertificazione è un meccanismo amministrativo utilizzato in Italia che consente ai cittadini di dichiarare personalmente determinate informazioni o stati di fatto che riguardano la propria persona. Questa pratica riduce la necessità di ottenere e presentare documenti ufficiali da parte delle autorità pubbliche per attestare determinate situazioni.

Ecco alcuni punti chiave sull'autocertificazione:

1. Cosa si può autocertificare: Gli individui possono autocertificare una varietà di informazioni, tra cui dati personali (come nome, data e luogo di nascita), residenza, stato civile, cittadinanza, assolvimento di obblighi militari, titoli di studio, stato di disoccupazione, e altri stati o fatti che sono registrati presso pubbliche amministrazioni.
2. Validità Legale: L'autocertificazione ha lo stesso valore legale dei certificati rilasciati dalle autorità pubbliche. La falsa dichiarazione è un reato punibile penalmente.
3. Semplificazione Burocratica: L'uso dell'autocertificazione semplifica le procedure burocratiche, riducendo il carico di lavoro delle autorità pubbliche e facilitando i cittadini nella presentazione di domande e nella partecipazione a concorsi pubblici.
4. Dove si può utilizzare: L'autocertificazione può essere utilizzata in vari contesti, come pratiche amministrative, iscrizioni scolastiche, concorsi pubblici, e altre situazioni in cui è necessario attestare determinate informazioni personali.
5. Come si redige: L'autocertificazione è di solito redatta in forma scritta, includendo tutte le informazioni rilevanti e una dichiarazione che attesta la veridicità delle informazioni fornite. Deve essere firmata dall'interessato.

L'autocertificazione rappresenta un esempio di come la burocrazia possa essere resa più efficiente e meno onerosa per i cittadini, alleggerendo la necessità di documentazione ufficiale in numerose situazioni amministrative.

Come ulteriore step di studio permettici di indirizzarti anche nei confronti del nostro approfondimento sul Codice SAE.

Come si realizza e a chi si consegna?

La realizzazione e la consegna di un'autocertificazione seguono dei passaggi piuttosto semplici e standardizzati. Ecco come procedere:

Come Realizzare un'Autocertificazione

1. Informazioni Necessarie: Prima di tutto, devi sapere quali informazioni sono richieste. Queste possono includere dati personali (nome, cognome, data e luogo di nascita), indirizzo di residenza, stato civile, cittadinanza, titoli di studio, stato occupazionale, e altri dati a seconda dello scopo dell'autocertificazione.
2. Formato del Documento: L'autocertificazione può essere redatta su un foglio bianco o utilizzando un modulo prestampato, se fornito dall'ente a cui si deve consegnare il documento. Non esiste un formato unico, ma è importante che contenga tutte le informazioni richieste e una dichiarazione che attesti la veridicità dei dati forniti.
3. Dichiarazione di Veridicità: Il documento deve includere una frase che attesti che le dichiarazioni sono rese ai sensi degli articoli 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, con la quale si assume la responsabilità penale in caso di dichiarazioni non veritiere.
4. Firma: L'autocertificazione deve essere firmata dall'interessato. Se il documento è destinato a un ente pubblico, non è necessaria l'autenticazione della firma.

A Chi Consegnare l'Autocertificazione

1. Enti Pubblici: Molto spesso l'autocertificazione viene consegnata a enti pubblici, come comuni, scuole, università, ASL, INPS, e altre istituzioni, per pratiche burocratiche come iscrizioni, richieste di prestazioni, partecipazioni a concorsi, ecc.
2. Enti Privati: Anche alcune aziende o enti privati possono accettare l'autocertificazione per certe procedure, specialmente se si tratta di informazioni che devono essere verificate con le pubbliche amministrazioni.
3. Modalità di Consegna: La consegna può avvenire di persona, tramite posta, o in alcuni casi tramite mezzi elettronici, a seconda delle indicazioni dell'ente che richiede l'autocertificazione.

Importante

• Verifica Sempre: Prima di procedere, è consigliabile verificare con l'ente specifico se accettano l'autocertificazione per la pratica in questione e quali informazioni sono necessarie.
• Responsabilità Penale: Ricorda che fornire informazioni false in un'autocertificazione è un reato perseguibile penalmente.

L'autocertificazione, utilizzata correttamente, può semplificare notevolmente le procedure burocratiche, risparmiando tempo e risorse sia per i cittadini sia per gli enti coinvolti.

Atto di notorietà: quando se ne fa uso?

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è un documento prodotto dall’interessato attestanti dati non dimostrabili (fino a prova contraria) mediante le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 47, comma 2 del D.P.R. 445/2000). Gli atti e le informazioni che si possono produrre autonomamente tramite questo documento sono dati, stati, fatti e qualità personali:

• non compresi nell’elenco dei casi previsti per il ricorso all’autocertificazione e a diretta conoscenza dell’interessato;
• a diretta conoscenza del dichiarante ma relativi ad atri soggetti.

Quali sono i soggetti che possono ricorrere a tali documenti

Le singole amministrazioni sono tenute alla predisposizione di moduli standard necessari per redigere le dichiarazioni sostitutive. I cittadini che possono sottoscrivere un’autocertificazione o dichiarazione sostitutiva sono:

• italiani o cittadini dell’Unione Europea;
• persone giuridiche, società di persone enti, pubbliche amministrazioni, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in paese europeo;
• cittadini di Stati non europei regolarmente soggiornanti in Italia i quali possono attestare dati e fatti limitatamente a quanto noto all’amministrazione pubblica o – se previsto – da disposizioni di legge specifiche o reciproche convenzioni internazionali.

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Cosa accade in caso di minori, interdetti, inabilitati?

I minori possono presentare autocertificazioni redatte dal dichiarante che ne esercita la patria potestà – come per esempio i genitori – o il tutore. Lo stesso vale per gli interdetti per i quali il certificato può essere prodotto dal tutore dichiarante.

Per quanto riguarda gli inabilitati e i minori emancipati, le dichiarazioni sostitutive possono essere redatte con l’assistenza di un curatore, mentre coloro che non sanno firmare o sono impossibilitati al farlo devono rendere la dichiarazione dinanzi a un pubblico ufficiale.

Le dichiarazioni sostitutive di coloro che sono in condizioni temporanee di impedimento per motivi di salute possono rendere dichiarazione davanti al pubblico ufficiale tramite il coniuge o in assenza di questi dai figli e in mancanza di questi da un parente in linea diretta o collaterale fino al terzo grado.

Novità introdotte nel tempo dalle normative

La dichiarazione sostitutiva (la quale si ricorda dover essere presentata attraverso il mezzo postale, un fax o addirittura una e-mail - quest’ultima richiede necessariamente l’esercizio di una firma digitale o di una pec-), nel tempo non si è configurata come invariata e, oggi, non può avere una compilazione slegata dalla relativa normativa di riferimento che ha avuto una storia ministeriale notevole. La dichiarazione, nel corso della storia, ha subito numerosi cambiamenti, più o meno convenienti e, tener conto della normativa dietro una dichiarazione, consente di capire i punti di vantaggio e di svantaggio di questa, nulla togliendo alle decisioni pratiche emanate dai responsabili del settore di competenza. La dichiarazione può essere considerata valida solo nella misura in cui abbia un corrispettivo riferimento alla normativa elencata qui di seguito:

• La legge n. 183 del 12 novembre 2011 ha previsto la disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato 
• Il 22 Febbraio 1999 è stata emessa una circolare da parte del ministero di grazia e giustizia, che ha regolamentato la semplificazione delle certificazioni amministrative;
• Il 15 Maggio del 1997 è stata emanata la legge n.127, per la quale sono state normalizzate le misure urgenti per lo snellimento dell’attività di carattere amministrativo e relativa ai procedimenti di decisione e di organizzazione;
• Sulla base del D.P.R. n. 445, emesso in data 28 dicembre 2000, in G.U. n. 42 del 20 Febbraio 2001, è stato realizzato il testo unico delle disposizioni legislative, attraverso cui si può attingere al regolamento in maniera di documentazione amministrativa;
• Giorno 7 agosto del 1990, muovendoci a ritroso nel tempo, è apparsa la legge n.241, affinché venissero stimate nuove norme in materia di operatività amministrativa e in relazione al diritto di accesso ai documenti;
• Il 2 febbraio 1999 invece protagonista di un cambiamento è stato il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, recante norme di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, relativamente alle semplificazione delle certificazioni amministrative.

Cosa succede in caso di presentazione di una dichiarazione sostitutiva falsa o non corretta?

La presentazione di una dichiarazione sostitutiva falsa o non corretta può avere conseguenze molto gravi per chi la presenta. In primo luogo, bisogna precisare che si tratta di un reato penale, previsto e punito dall'art. 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che prevede pene che vanno da 6 mesi a 3 anni di reclusione.

Inoltre, la presentazione di una dichiarazione sostitutiva falsa o non corretta comporta anche conseguenze di natura amministrativa. In particolare, l'ente che ha ricevuto la dichiarazione potrebbe annullare gli atti o i provvedimenti ad essa collegati, nonché richiedere il pagamento delle somme eventualmente percepite in modo fraudolento. Inoltre, il soggetto che ha presentato la dichiarazione falsa potrebbe subire il divieto di presentare altre dichiarazioni sostitutive per un certo periodo di tempo.

Infine, va anche sottolineato che la presentazione di dichiarazioni sostitutive false o non corrette comporta anche una serie di conseguenze di natura reputazionale. Infatti, il soggetto che viene scoperto a presentare una dichiarazione falsa potrebbe subire un danno reputazionale molto grave, con ripercussioni sulla propria carriera professionale e personale. I alcuni casi, la presentazione di una dichiarazione sostitutiva falsa o non corretta potrebbe comportare anche il rischio di perdere il lavoro o di non essere assunti. Infatti, molti datori di lavoro richiedono ai candidati di presentare una dichiarazione sostitutiva che attesti il possesso di determinati requisiti, come ad esempio la laurea o l'esperienza professionale. Nel caso in cui il candidato presenti una dichiarazione falsa o non corretta, il datore di lavoro potrebbe risolvere il contratto di lavoro o non procedere all'assunzione.

In sintesi, la presentazione di una dichiarazione sostitutiva falsa o non corretta è un comportamento estremamente rischioso, che può comportare conseguenze molto gravi sia dal punto di vista penale che amministrativo e reputazionale. Per questo motivo, è sempre importante prestare la massima attenzione e verificare attentamente le informazioni contenute nella dichiarazione prima di firmarla e presentarla. In caso di dubbi o incertezze, è sempre meglio rivolgersi a un professionista qualificato per ottenere consulenza e assistenza.

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